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Open Atrium - Let's work together

Als Techniker ist es meine Aufgabe Lösungen zu finden. Je kniffliger desto besser - oder anders gesagt: Viel Feind, viel Ehr. Wie viele meiner Artgenossen liebe ich es Probleme zu zerlegen und mich in Details zu verbeissen. Sei es dem "geliebten" Internet Explorer den eigenen Willen aufzuzwingen, eine ausgeklügelte Datenstruktur zu entwerfen oder dem Design den letzten Schliff zu geben. Die Problemstellungen sind so vielfältig, allgegenwärtig und fordernd, dass man dazu neigt sich nur darauf zu konzentrieren und die größten Herausforderungen aus den Augen zu verlieren. Kommunikation und Effizienz.

Die lange Suche

Die großartigsten Konstrukte sind wertlos wenn sie den Anforderungen nicht entsprechen, ihnen falsche Priorität zugestanden wird oder der Aufwand sich schlichtweg nicht rentiert. Gerade in kleinen Unternehmen, die sich keinen dedizierten Mitarbeiter für für Projektmanagement und Administratives leisten können, ist es schwierig neben der eigentlichen Projektarbeit den Überblick nicht zu verlieren. Als Informationstechnologen liegt es da nahe möglichst viel an den Computer auszulagern. Doch die verfügbaren Services und Programme zeichnen sich leider oft dadurch aus dass sie durch umständliche Bedienung und wenig Benutzerfreundlichkeit eher mehr Aufwand verursachen. Es gilt also eine Lösung zu finden, die die Erfassung der folgenden unternehmensinternen Datenströme praktisch von selbst geschehen lässt:

  • Konzepte: Nichts ist schlimmer als Word- oder Pages Dokumente die per E-Mail herumgereicht werden. Es ist praktisch nicht möglich nicht den Überblick zu verlieren.
  • Screendesigns: Abgesehen davon dass niemand gern in seinem Posteingang nach der richtigen Photoshop-Datei sucht, ist E-Mail auch nicht das passende Medium um Anregung und Kritik zu erfassen.
  • Learnings: Tips, Tricks, Do’s and Don’ts. „Welcher PNG-Fix war der richtige?“, „Hat sich Modul XY beim letzten Projekt bewährt?“ Aus Fehlern zu lernen und die Erfahrung einfach verfügbar zu machen ist essentiell um als Unternehmen besser zu werden. Und wer aufhört besser zu werden hört bekanntlich auf gut zu sein.
  • Bug/Case Tracker: Was ist wann und von wem zu erledigen? Für eine so grundlegende Fragestellung muss es doch bessere Lösungen geben als Mantis.
  • Termine: Schneller Überblick ob Mitarbeiter verfügbar sind, wann welche Deadline ansteht. Erklärt sich von selbst.
  • Zeiterfassung: Der Heilige Gral des Projektmanagements. Absolut notwendig, nicht nur um genug zu verrechnen sondern vor allem um zu analysieren wo man Zeit am Straßenrand liegen lässt. Die Notwendigkeit wird nur noch durch den Unwillen Zeit zu erfassen übertroffen.

So schön definierte Anforderungen erinnern an eine Problemstellung in die man sich wieder mal verbeissen kann, und genau das habe ich im letzten Jahr getan. Komplettpakete wie Basecamp, Kombinationen aus Desktop Time Tracking (TimeLog), Wiki’s und Bugtrackern (Mantis und Trac). Zeitnahmetools wie Projectfacts und Freshbooks ... Die Liste der Tools die ich durchlaufen musste um zu einer Lösung zu kommen die sich auch im größten Deadline Druck noch bewährt war lang. Aber die Suche hat sich gelohnt.

Work

Open Atrium

Als auf Drupal basierendes System hat sich Open Atrium eigentlich immer in meinem Augenwinkel aufgehalten. Warum ich mich nicht früher damit beschäftigt habe verstehe ich selbst nicht ganz. In vielerlei Hinsicht mag es nicht völlig perfekt sein, aber es stellt bis jetzt noch die beste Alternative im Universum der Wissensmanagement Tools dar. Wie auch Drupal liegt Open Atrium der Apache Webserver, PHP und MySQL zugrunde. Es steht sowohl als Standalone Webapplikation als auch als Feature, das in bestehende Drupal 6 Seiten eingebunden werden kann zur Verfügung.

Folgende Features sind Out of the Box vorhanden:

  • Blog: Für kleinere, periodische Beiträge, Memos, Erfahrungsberichte.
  • Notizbuch: Ermöglicht kollaboratives Arbeiten an großen Dokumenten. Notizbuchseiten werden hierarchisch geordnet und vollautomatisch versioniert. Die Versionen können miteinander verglichen werden um auf einen Blick zu sehen was sich geändert hat.
  • Terminkalender: Ein einfacher Kalender. ICal  Kalenderfeeds können jedoch importiert werden.
  • Case Tracker: Ein voll ausgestatteter Bugtracker.

Das wichtigste Feature zieht sich jedoch quer durch alle Gruppen. Open Atrium verwenden das Organic Groups Modul der Drupal Community um für jedes Projekt eigene Gruppen zu erstellen und sämtliche Inhalte danach zu organisieren. Jeder sieht nur das was er sehen sollte. Verantwortlichkeiten werden sauber getrennt. Es bietet sich auch an dem Kunden einen Zugang zu seiner Projektgruppe zu gewähren damit er Fehlerberichte und Ideen direkt einbringen kann. Damit ist es aber noch lange nicht vorbei. Open Atrium ist automatisch durch die Unmengen an frei verfügbaren Drupal Modulen praktisch unendlich erweiterbar und bietet zusätzlich seine eigene Plugin-API, welche hilft weiter Features zu implementieren, die sich nahtlos in das Projekt- und Gruppensystem integrieren. Erst kürzlich hat das U.S. Department of Education die Idea Engine als freie Erweiterung zu Open Atrium zur Verfügung gestellt.

:OpenAtrium

Und wo rinnt die Zeit hin?

Dem geneigten Leser mag an diesem Punkt auffallen dass Open Atrium eine der wichtigsten, wenn nicht sogar die wichtigste Funktion nicht abdeckt - Time Tracking. Natürlich wäre es das Nonplusultra alles in einem Tool zu vereinen, nachdem ich über Let’s Freckle gestolpert bin habe jedoch alle Hoffnung aufgegeben etwas auch nur annähernd perfektes in einem Komplettpaket integriert zu finden. Amy Hoy und Thomas Fuchs haben ein derart geniale Lösung für Zeitnahme erschaffen, dass ein Abschnitt eines Blogbeitrags dessen auf keinen Fall würdig ist.

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