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Let's work together... die Fortsetzung

Im ersten Teil von Let's work together habe ich von meiner Auseinander- setzung mit diversen Projekt- und Wissensmanagement Tools für kleine Unternehmen beschäftigt. Der Weisheit letzter Schluss - Open Atrium - entbehrte jedoch eines wichtigen Kernfeatures: Der Zeiterfassung. Verhasst, oftmals überinstrumentalisiert aber dennoch notwendig, nicht nur um genug zu verrechnen sondern vor allem um zu analysieren wo man seine eigenen Prozesse optimieren kann, beissen sich Projektmanager an der Durchsetzung reihenweise die Zähne aus.

Mehr als einmal bin ich gerügt und angehalten worden doch endlich meine Zeiten nachzutragen. Und der Kampf gegen den inneren Schweinehund ist jedes mal eine Qual. Man müsste Zeiterfassung so hinbekommen, dass sie Spass macht. Und genau das hat das Team von slash7 mit Freckle geschafft.

Zugegeben, auf den ersten Blick wirkt das Interface schon fast zu bunt, aber es funktioniert. Und zwar großartig. Wie für Tools dieser Art üblich legt man die einzelnen Projekte an, denen die Zeiterfassungseinträge zugeordnet werden. Zusätzlich werden Einträge mit frei wählbaren Tags wie "Programmierung", "Besprechung" oder "Akquise" versehen, aufgrund deren man später die eigene Arbeitszeit wunderbar analysieren kann. Und das alles ohne auch nur einmal einen Konfigurationsscreen zu besuchen.

Time Entry

Dreh und Angelpunkt ist die Time Entry Leiste, die man, egal wo man sich auf letsfreckle.com gerade bewegt, am Seitenkopf findet. Drei einfache Textfelder nehmen die zu verbuchende Zeit, das zugehörige Projekt und eine beliebige Anzahl von Tags entgegen. Ein Projekt oder Tag ist noch nicht vorhanden? Kein Problem, es wird einfach on the fly angelegt. Tags können einfach durch anfügen eines * als nicht verrechenbar markiert werden. Zusätzliche Notizen werden durch ! eingeleitet. Der gesamte Arbeitsablauf ist so konstruiert, dass man in Sekundenschnelle, und ohne ein einziges mal zur Maus zu greifen, beliebig viele Einträge verfassen kann. Als Mac User sind meine Erwartungen an Usability recht hoch, aber dieser Grad an Perfektion übertrifft bisher alles.

Timer

Zwar ist es schön, so schnell und einfach die Projektzeiten nachtragen zu können. Im Idealfall sollte das aber gar nicht notwendig sein. Jeder kennt das Problem: Man arbeitet an Projekt A. Mittendrin läutet das Telefon, da der zahlende Kunde von Projekt B einen Fehler meldet. Man verbringt fünf bis zehn Minuten mit Beschwichtigung und dem Versprechen sich sofort darum zu kümmern. Nach Beenden des Telefonats macht man noch schnell für 15 Minuten fertig woran man in Projekt A gerade gearbeitet hat, um sich dann wirklich drum zu kümmern. Währenddessen gilt es noch kurz einem Mitarbeiter auszuhelfen der gerade an Projekt C arbeitet... .

Nach so einem Arbeitstag hat man im besten Fall eine grobe Abschätzung wieviel Zeit für welches Projekt aufgewendet wurde. Nicht mit dem Freckle Timer! Als einfach Bookmarklet ist er nicht mehr als ein Browser Popup mit einer Liste aller vorhanden Projekte und zugehörigen Play Buttons. Der Kunde ruft an? Ein Klick auf den richtigen Button genügt um das laufende Projekt zu pausieren und gleichzeitig die Zeiterfassung für das nächste zu starten. Wer das RSI Syndrom fürchtet kann auch alternativ nur ein paar Buchstaben des Projektnamens eintippen und den Finger auf Enter schmettern. Das geht sich problemlos aus, bevor man überhaupt zum Hörer greift.

Am Ende des Tages hat man dann für jedes Projekt gespeicherte Zeiten, die es dann nurmehr zu taggen und zu verbuchen gilt. Das ganze spielt sich zwar ausschließlich im Browser ab, jede Aktion wird aber serverseitig registriert. Abstürze, unabsichtliches Schließen des Fensters oder komplettes Ausschalten des Rechners beeinflussen die Zeiterfassung also in keinster Weise.

Reporting, Pulse und Project Watch

Hat man seine Zeiten erfasst, ist der Rest eigentlich eine Kleinigkeit (vor allem wenn sich der Projektmanager darum kümmern muss), aber auch hier zeigt Freckle seine Stärken. Schnell und einfach lassen sich Reports nach Personen, Projekten sowie Tags filtern und aufschlüsseln. Wieviel Zeit wurde bisher für "Programmierung" aufgewendet und wieviel für "Kommunikation"? Rechtfertigt die Zeit die man mit einer Aufgabe verbringt die Investition in Tool XY? Solche Fragen sind innerhalb von Sekunden klar beantwortet. Neben der Retrospektive ist der allgemeine Überblick was sich gerade tut auch immer interessant. Genau das findet sich im Bereich Pulse.

Wunderschön bunte Diagramme illustrieren die Aktivitäten, z.B. wieviel und woran einzelne Mitarbeiter arbeiten und welche Projekte am aktivsten sind. Jedem Projekt kann ein Stundensatz und ein Budget zugeordnet werden, womit das Feature Project Watch einen schnellen Einblick darüber ermöglicht, wie bald man am anderen Ende der finanziellen Fahnenstange angekommen ist. Hierbei werden natürlich die verrechenbaren und nicht verrechenbaren Tags mit in Betracht gezogen.

![Freckle Pulse](/sites/defaultimages/Freckle pulse.png "")

Invoicing

Last but not least bietet Freckle auch noch ein Feature direkt aus dem Webinterface Rechnungen zu generieren die man dann per privatem Link dem Kunden zukommen lassen kann. Darin enthaltene Zeiten werden automatisch als verrechnet markiert, was den Überblick drastisch erleichtert.

Fazit

In Freckle haben wir zweiffellos das Tool für unsere tägliche Zeiterfassung gefunden, das die 12 bis 48 Dollar monatlich (je nach Teamgröße) ohne Frage wert ist. Es wird auch eine Integration mit den Repository Providern Beanstalk und Github angeboten, um Zeiten direkt über Git Commit Messages zu tracken, und für die ganz harten unter uns gibt es auch einen Commandline Client auf Ruby Basis. Ich persönlich warte auf die Plugin API für Alfred um Freckle dort zu integrieren, aber das ist eine andere Geschichte.

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