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Angebotslegung mit User Stories oder Features?

In Teil 3 unserer Blogserie rund um das Thema Workflow beschäftigen wir uns, nach den Themen Agiler Projektworkflow und User Stories im Design-Prozess, heute mit dem Thema Angebotserstellung. Dabei sind zwei Dinge wichtig: Einerseits die exakten Aufwände zu bestimmen und andererseits die Leistungen bzw. Funktionen dem Kunden verständlich aufzuschlüsseln. Da wir nicht jeden Tag Entwickler als Kunden haben, müssen Angebote auch für technisch weniger versierte Menschen lesbar und selbst erklärend sein.

Für die Erstellung eines Angebots gibt es verschiedene Ansätze: Von überschlagsmäßigen “Daumen-Mal-Pi-wird-sich-schon-irgendwie-ausgehen”-Lösungen über exakte Aufschlüsselungen sämtlicher Funktionen bis hin zu der Erstellung von User Stories.

Letztere sehen wir als probate Lösung und deshalb setzen wir nicht nur während der Designphase und im Development, sonden auch bei der Angebotserstellung auf User Stories. Diese helfen Designern, Entwicklern und Projektmanagern ihre Arbeit effizienter zu erledigen. Denn sämtliche Tasks zur Umsetzung der User stories werden vorab definiert und können nach Beauftragung vom Team ahand von Sprints konsequent abgearbeitet werden. Aber wie läuft nun eine Angebotserstellung mit Hilfe von User Stories ab, bzw. welche Vor- und Nachteile hat diese, aus Scrum bekannte, Methode?

Wir denken nicht in Features

Um den prinzipiellen Unterschied zwischen Features und User Stories zu erklären, hier ein kurzes Beispiel zur Veranschaulichung anhand eines Kontaktformulars.

Das Formular ist ein Feature, die User Story dazu lautet: Der Website-Besucher tritt mit dem Unternehmen über ein Formular (durch Eingabe des Namens, der E-Mail Adresse, einer Nachricht) in Verbindung.

Der Unterschied ist also folgender: Ein Feature beschreibt die Funktionalität, eine User Story, welche Aktion ein Benutzer auf der Website ausführt. Es ist also wesentlich einfacher sich vorzustellen, welche Handlungen durchgeführt werden müssen, um die Anforderung an einen Webservice zu erfüllen, als welche Features eine Website enthält. Unserer Erfahrung nach lässt die Auflistung von Features zu viel Spielraum und oftmals gehen die Vorstellungen in der Umsetzung dann einfach zu weit auseinander. Das kann schlussendlich zu - für beide Seiten - ungewollten Mehraufwänden führen. Aber welche Vor- und Nachteile hat aber nun diese Methode?

Die Vor- und Nachteile von User Stories

Wer bereits mit Scrum gearbeitet hat, wird nun bestimmt den zeitlichen Aufwand als Nachteil nennen. Dadurch, dass die Abschätzung wesentlich detaillierter erfolgt, ist natürlich auch bereits die Angebotslegung mit Mehraufwand verbunden.

Die Vorteile überwiegen jedoch. Durch die Aufsplittung in User Stories werden Aufwände kalkulierbar und sind selbsterklärend. Aber nicht nur der Kunde, sondern auch das Projekt-Team profitiert von dieser Vorgangsweise. Da das Projekt von allen zuständigen Team-Mitgliedern geplant wird, findet natürlich auch ein Wissenstransfer statt.

Sind erst einmal alle Stories notiert, kristallisiert sich schon ein weiterer Vorteil heraus. Denn in diesem Prozess können fehlende Spezifikationen oder Planungsfehler sehr leicht identifiziert und so bereits vor Angebotslegung geklärt werden. Durch diese Herangehensweise haben sich die Anzahl an Fragen zum Angebot, die Probleme während der Umsetzung sowie Change Requests und damit einhergehende Mehrkosten für beide Seiten deutlich reduziert.

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